Henkilöstöresurssit​

Pohdi, minkälainen henkilöstöresurssien tarve yrityksellä on muutostilanteessa.

Tässä muutamia esimerkkikysymyksiä, joiden kautta asiaa on helpompi ajatella.

Minkälaisiin tehtäviin tarvitaan henkilöstöä?

Minkälaista osaamista tarvitaan?

Kuinka monta työntekijää tarvitaan?

Tarvitaanko yritykseen lisää työntekijöitä?

Joudutaanko työntekijöitä irtisanomaan?

Toimenkuvan ja työntekijän määrittely

Mieti selkeät kuvaukset työtehtävistä, työn sisällöstä ja niihin kuuluvista vastuista.

Selvitä, minkälaista osaamista yritys tarvitsee tavoitteiden saavuttamiseksi.

Mitkä ovat ne kriteerit, mistä ei voi tinkiä ja missä on vara joustaa?

Selkiytä itsellesi, millä kriteereillä teet työntekijöiden valinnat.

Kriteerejä voivat olla esimerkiksi henkilölle asetetut vaatimukset, tavoitteet, osaamisalueet ja työkokemus.

Tavoite

 Mieti, mikä on sinun tavoitteesi valintojen suhteen.

Sen kautta on helpompi miettiä sitä, että millä perusteella teet lopulliset valinnat.

Tavoitteena voi olla esimerkiksi se, että jokainen työntekijä saisi osaamistaan vastaavan työn.

Valinnoissa keskityttäisiin tällöin työntekijöiden osaamiseen.

Toteutus​

Tee päätös siitä, millä tavalla valinnat toteutetaan ja ketkä sen toteuttamiseen osallistuu.

Kerro asioiden etenemisestä jatkuvasti henkilöstölle, mitä tapahtuu ja milloin.

Henkilöstön ajan tasalla pitäminen lisää luottamusta ja vähentää epävarmuutta.

Tiedät tutuista työntekijöistä tarkasti heidän vahvuutensa ja heikkoudet, kun toisen organisaation työntekijöistä ei ole läheskään yhtä hyvää tietämystä. Tämän vuoksi seuraava vaihtoehto on yhdenlainen ratkaisu siihen, että valinnat olisivat mahdollisimman tasapuolisia.

Jokainen työntekijä täyttää lomakkeen, joka sisältää mm. työntekijän vahvuudet, heikkoudet, erityistaidot ja sopivimmat tehtävätyypit. Tämä helpottaa huomattavasti prosessin etenemisessä, kun on tietoa työntekijöistä ja heidän osaamisestaan jo ennen haastatteluita. Se myös nopeuttaa prosessia.

Tutustuminen

Tutustu työntekijöiden taustoihin käymällä läpi jokaisen työntekijän taustatiedot

heidän täyttämiensä lomakkeiden avulla.

Voit kysyä työntekijöiden nykyiseltä esimieheltä hänen näkemyksensä työntekijöidensä työsuoriutumisesta. Hänellä on tietämys työntekijöidensä työtavoista ja osaamisesta ja sitä kautta hän voi toimia myös suosittelijana tulevan työtehtävän suhteen.

Taustatietojen avulla esimiehenä pääset tutustumaan kaikkiin työntekijöihin paremmin,

mikä helpottaa lopullisen valinnan kanssa.

Jos yritykseen haetaan uusia työntekijöitä, tehdään se normaalin rekrytointiprosessin mukaan.

Aikataulutus

Aikatauluta koko projekti, se parantaa onnistumisen mahdollisuuksia.

Rekrytointi vie huomattavan paljon aikaa ja sen vuoksi hyvä suunnittelu on kaiken a ja o.

Kirjoita ylös kalenteriin jokainen prosessin vaihe ja sille varattu aika.

Huomioi, että prosessin eri vaiheille tulee varata runsaasti aikaa

Haastattelut

Valmistaudu haastatteluihin.

Tee etukäteen kysymyslista, joka varmistaa sen, että jokaiselta kysytään samat keskeisimmät kysymykset.

Haastattele jokainen työntekijä yksitellen. Hyödynnä haastattelussa työntekijän taustatietoja ja esitä tarvittavat lisäkysymykset niihin liittyen. Kuuntele työntekijän näkemyksiä ja toiveita ja ota ne myös huomioon valintoja tehdessä. Kysy kysymyksiä myös laatimasi listan pohjalta.

Päätös

Tee päätös valinnoista rekrytoinnista vastaavien kesken haastatteluiden ja taustatietojen avulla.

Vertaamalla työntekijän kriteereitä ja tehtäväkuvausta työntekijään,

saa selville, että mihin työtehtävään kukin olisi sopivin.

Ilmoita uutiset valituille henkilöille henkilökohtaisesti.

Kerro henkilöstölle, miten prosessi jatkuu tästä eteenpäin, Esimerkiksi. milloin työsopimukset allekirjoitetaan ja milloin työt alkavat. Vuorovaikutus henkilöstön kanssa on erittäin tärkeää.

Henkilöstövähennykset​

Ilmoita mahdollisten henkilöstövähennysten tekeminen työntekijöille mahdollisimman pian.

Jos organisaatiossa täytyy vähentää työntekijöitä,

täytyy niihin liittyvät neuvottelut käydä yhteistoimintalain mukaisesti.

Selvitä työntekijälle irtisanomisen perusteet ja vaihtoehdot hyvissä ajoin.

Toimita työsuhteen päättämisilmoitus työntekijälle henkilökohtaisesti.

​

Työsuhteen aloitus​

Käy työntekijöiden kanssa läpi työsopimukset, jossa kirjallisesti sovitaan työtehtäviin kuuluvat velvoitteet.

Laadi jokaiselle työntekijälle perehdytyssuunnitelma, joka takaa jokaiselle oikeanlaisen ja riittävän perehdytyksen. Perehdytys kattaa työtehtävän ja organisaation toimintatavat.

Huomioi, että muutoksen myötä työntekijät ovat eri tilanteissa. Osalle esimerkiksi ohjelmistot ja toimintatavat voivat olla täysin uusia. Jotta kaikki pääsevät aloittamaan työnsä tehokkaasti, on hyvä huomioida nämä seikat perehdytyksen yhteydessä. Esimerkiksi yhteinen ohjelmistokoulutus voisi olla hyvä.

Muista myös työntekijöiden yhtenäistäminen, sillä se on merkittävä työhyvinvoinnin ja yhteistyön toimivuuden kannalta. Työntekijöiden täytyy tuntea itsensä tervetulleeksi ja arvostetuksi uuteen työyhteisöön, ja se onnistuu parhaiten positiivisuuden ja hyvän perehdyttämisen kautta.